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Vielleicht haben Sie das auch schon mal erlebt: Sie schicken Ihrer Übersetzungsagentur ein PDF, das Sie übersetzen lassen möchten, und prompt kommt die Rückfrage, ob Sie den Text auch in einem editierbaren Ausgangsformat vorliegen haben.
Warum tut sich Ihr Übersetzer mit PDFs so schwer und arbeitet lieber mit einer editierbaren Datei? Das verraten wir Ihnen hier – und auch, warum nicht nur der Übersetzer davon profitiert, wenn Sie ihm eine editierbare Datei zur Verfügung stellen.
Editierbares Ausgangsformat für Übersetzungssoftware
Grundsätzlich benötigt Ihr Übersetzer den zu übersetzenden Text in einem editierbaren Ausgangsformat. Allein deshalb, weil er Ihre Ausgangsdatei nicht nur als Referenz verwendet, sondern aktiv damit arbeitet.
Der Übersetzer liest Ihren Text in eine Übersetzungssoftware, ein sogenanntes CAT-Tool, ein und übersetzt ihn in diesem Tool. Anschließend wird der übersetzte Text in der Zielsprache wieder ins Ausgangsformat exportiert.
Im Gegensatz zu einem normalen Textbearbeitungsprogramm ermöglicht die Arbeit mit einer Übersetzungssoftware die Verwendung von Translation Memorys und Terminologiedatenbanken. Was das für Sie bedeutet, verraten wir Ihnen weiter unten.
Einlesen von PDFs ins CAT-Tool
Versucht Ihr Übersetzer, eine PDF-Datei in sein CAT-Tool einzulesen, kommt dabei meist nichts Gutes heraus: Formatierungen und Funktionen gehen verloren, Umbrüche werden falsch eingefügt, wodurch sich unsinnige Übersetzungseinheiten (Segmente) ergeben, und Beschriftungen von Grafiken und Bildern werden in der falschen Reihenfolge – oder gar nicht – wiedergegeben. Auch Tabellen sind nicht länger formatiert und werden willkürlich umbrochen.
So chaotisch wie Ihr Text im CAT-Tool vorliegt, so chaotisch ist dann auch die Übersetzung – es sei denn, der Übersetzer investiert Zeit und prüft alles doppelt und dreifach.
Wortanzahl für Angebotserstellung
Und bevor es überhaupt an die Übersetzung geht, möchten Sie sich wahrscheinlich zunächst einmal ein Angebot erstellen lassen. Auch hierbei ist ein editierbares Ausgangsformat essentiell, denn häufig wird bei Übersetzungen pro Wort abgerechnet. Wie soll Ihr Übersetzer Ihnen ein Angebot erstellen, wenn er die Wortanzahl gar nicht kennt?
Bei editierbaren Ausgangsformaten lässt sich die Wortanzahl herausfinden – ohne selbst zu zählen. Wenn es sich bei der zu übersetzenden Datei um ein PDF handelt oder die Datei aus einem Bild mit einem darübergelegten Text besteht – in einem Bildformat wie JPG, PNG oder BITMAP gespeichert –, gestaltet sich die Sache schon schwieriger.
Für eine saubere Kalkulation und eine vernünftige Übersetzung benötigt Ihr Übersetzer daher die Ausgangsdateien – also die Dateien, aus denen das PDF generiert wurde.
Datei umspeichern, Text rauskopieren oder Text abtippen?
Sie fragen sich vielleicht, warum der Übersetzer Ihr PDF nicht einfach in ein anderes Dateiformat umspeichert. Das ist doch ganz einfach: mit der Funktion „Speichern als“ den Text in ein Textformat (z. B. Word) speichern.
Doch auch die Konvertierung einer PDF-Datei in eine Word-Datei führt zu den obengenannten Problemen, die beim Einlesen eines PDFs in ein CAT-Tool auftreten. Bevor Ihr Übersetzer mit einer solchen Word-Datei arbeiten kann, muss er die Datei formatieren und bearbeiten – und nach der Übersetzung muss die Datei ja auch wieder in das gewünschte Layout gebracht werden. Der Aufwand für eine solche Vor- und Nachbereitung ist immens und mit Zusatzkosten verbunden.
Dann soll der Übersetzer den Text doch einfach rauskopieren, sagen Sie. Das ist allerdings je nach Einstellung der Datei, beispielsweise der PDF-Datei, nicht immer möglich. Und bei Text in einer Bilddatei geht das erst recht nicht.
Die einzige Lösung: Abtippen. Das ist nicht nur zeitaufwendig – und damit kostspielig –, sondern auch noch fehleranfällig. Tauchen in Ihrem Text beispielsweise viele Zahlen auf, kann schnell ein Fehler passieren.
Wenn Umspeichern, Rauskopieren und Abtippen also keine guten Lösungen sind, was bleibt dann noch?
Hier haben wir eine gute Nachricht für Sie: Meistens liegt Ihnen oder Ihrer Designagentur die Datei, auf der das PDF basiert, ohnehin vor. Bei Adobe InDesign sind das beispielsweise IDML- oder INX-Dateien und bei Power Point entsprechend PPT- oder PPTX-Dateien. Und bei Textfeldern in Bilddateien haben Sie den Text oftmals vorab in einer Textdatei formuliert. Diese Datei können Sie dann auch Ihrem Übersetzungsunternehmen zur Verfügung stellen.
Und wo ist jetzt der weiter oben erwähnte Vorteil?
Wenn Sie eine editierbare Datei in die Übersetzung geben, kann Ihr Übersetzer mit seinem CAT-Tool arbeiten. Das bietet nicht nur dem Übersetzer, sondern auch Ihnen zwei entscheidende Vorteile:
Konsistenz, Zeit- und Kosteneinsparung
Durch die Software hat der Übersetzer Zugriff auf Translation Memorys und selbst erstellte Wörterbücher, die die Terminologie Ihres Unternehmens enthalten.
Das CAT-Tool gleicht Ihre neuen Texte automatisch mit den Texten aus vorherigen Projekten, die Sie übersetzen lassen haben, ab. Ab einem gewissen Grad der Ähnlichkeit, zum Beispiel, wenn Teilsätze nochmal vorkommen, kann Ihr Übersetzer gleich auf die alte Übersetzung zugreifen. Das spart Zeit und Kosten, und garantiert Konsistenz über verschiedene Projekte hinweg.
Das richtige Layout
Nach der Übersetzung speichert Ihr Übersetzer die zielsprachliche Version, und das CAT-Tool bringt den fremdsprachigen Text automatisch in das ursprüngliche Format und damit auch ins Layout. Ob Textfelder oder Tabellen: Der zielsprachliche Text steht jetzt genau an der Stelle, an der im Originaldokument Ihr Ausgangstext stand.
Sie müssen den Zieltext nachher nicht manuell kopieren und an der richtigen Stelle einfügen – was bei exotischeren Sprachen mit einem anderen Schriftsystem durchaus eine herausfordernde und fehleranfällige Aufgabe sein kann –, und es entstehen auch keine zusätzlichen Kosten. Eine geringfügige Anpassung des Layouts ist durch die unterschiedliche Lauflänge der Sprachen jedoch meist erforderlich.
Jetzt wissen Sie, warum Übersetzer und Übersetzungsagenturen ungern mit Dateien arbeiten, die nicht editierbar sind. Denken Sie bei Ihrem nächsten Übersetzungsprojekt an die Vorteile der Arbeit mit CAT-Tools und stellen Sie Ihrem Übersetzer Ihren Text gleich in einem editierbaren Format zur Verfügung.